Hvernig (og af hverju) að taka upp fundargerðir
Fundargerðir innihalda yfirleitt:
- nöfn þátttakenda,
- dagskrár atriði sem falla undir ,
- ákvarðanir sem gerðar eru af þátttakendum,
- Eftirfylgni aðgerðir sem þátttakendur skuldbinda sig til,
- gjalddaga fyrir lok skuldbindinga og
- allar aðrar viðburði eða umræður sem virða skjalfestingu til framtíðarskoðunar eða sögu.
Dæmi um fundargerðir hafa áherslu á ákvarðanir sem gerðar eru á fundinum og skuldbindingum þátttakenda. Skuldbindingar eru í samræmi við gjalddaga og aðrar upplýsingar sem nauðsynlegar eru til sameiginlegs skilnings með því að hitta þátttakendur.
Fundargerðir sem sögulegt skjal
Sem söguleg skjal eru þau einnig gagnlegar til að skjalfesta helstu hugmyndir eða umræður sem leiddu til ákvörðunar. Til dæmis, svara spurningum seinna þegar liðsfélagi segir: "Hvað gerumst við þegar við valið þetta markmið."
Árangursrík fundargerð skipuleggja fimm valkosti liðsins rædd og lykillinn af því að einn var valinn yfir aðra tiltæka brautir.
Árangursrík fundargerð fyrir dæmigerða viðskiptasamkomuna þarf ekki að skrá alla umræður.
Þeir þurfa líka ekki, og ætti ekki að segja, hver sagði hvað. Eigi ættum við að skrá hvað hver þátttakandi segir í smáatriðum. Í dæminu sem gefið er, er áhrifamikill minnismaður samantekt umræðuna frekar en að skrifa niður hvert orð.
(Viðurkennið að þessi regla sé frábrugðin öðrum gerðum funda í slíkum aðstæðum eins og málum, dómsmálum og fleirum.
Þessar mínútur þurfa að vera nákvæm lýsing á samtalinu og yfirlýsingunum.) En dæmigerður vinnustaðurinn þinn gerir það ekki.
Hvenær og hvernig á að deila fundargerðinni
Helst eru fundar mínútur dreift til funda þátttakenda rafrænt í lok fundarins. Að gerast þetta hafa þátttakendur strax tilkynningu um skuldbindingar sínar og fresti. Ef þetta er ekki mögulegt (til dæmis, athugasemdarmaður vill hreinsa upp villur) skal huga að miðla fundargerðunum innan 24 klukkustunda frá fundinum.
Fundargerðirnar þjóna sem áminning um skuldbindingar liðsmanna sem gerðar eru á fundinum. Þeir hjálpa þátttakendum að flytja fundarboð sín á dagatali sínu og gera lista. Þeir þjóna sem áminning um hlut sem verður að ná þátttakendum fyrir næsta fund.
(Þetta getur komið í veg fyrir eitt mikilvægasta vandamálið við fundi, almennt að miðla upplýsingum á fundinum þannig að þátttakendur eyða fundinum að lesa frekar en að hafa samskipti.) Eftir allt saman er ekki samskipti við fundinn? Fyrir nokkuð annað hefurðu verkfæri eins og tölvupóst og Yammer.
Þú verður að skoða mínútur fyrri fundarins í byrjun næstu fundar þannig að fólk geti athugað hvort rétt sé og næstu skref.
Fundargerðir eru virkir þátttakendur í árangursríkum fundum þegar mínútur eru skrifaðar á viðeigandi hátt og dreift tímanlega. Þetta er sérstaklega við þegar lið hefur mótað sterkar reglur sem styðja viðskipti velgengni sína .
Hvernig meðhöndlar stofnanir fundargerðir?
Gagnrýninn á velgengni fundarins er að minnispunktur takkann eða upptökutækið birtir fundinn fyrir þátttakendur, sögu og starfsmenn sem þurfa að vita hvað gerðist á fundinum. Án fullrar fundar mínútu er möguleika fundarins til að ná árangri minnkað.
Starfsmaður sem tekur fundargerðina er venjulega meðlimur í liðinu og tekur minnispunkta á meðan hann tekur þátt í fundinum. Á fundum sem hafa lagaleg eða ríkisstjórn tengd málsmeðferð, afleiðingar, eða kröfur eins og skýrslugjöf, krafist stjórnarfundar eða afhendingar, einstaklingur sem tekur ekki þátt tekur opinbera mínúturnar og skráir oft málið.
Starfsmaður sem skráir fundargerðina verður að hafa eyra fyrir smáatriði til að skrá nákvæmlega. Starfsmaðurinn verður einnig að vinna flókið til að taka þátt í fundinum meðan hann skráir fundargerðina.
Á sumum fundum tekur sama starfsmaður mínútur á hverjum fundi. Í öðrum fer hlutverki mínútuþjónustunnar frá starfsmanni til starfsmanns. Eins og að mæta forystu , byggir hlutverk minnismiðilsins forystu , samskipti og árangursríka fundi forystuhæfileika.
Hverjir eru kröfur fundargerða Athugaðu Taker?
Kröfurnar fyrir upptökutækið eða minnispunkturinn eru:
- Skráðu nákvæmlega ákvarðanirnar, skuldbindingarnar og helstu umræðuefni sem gerðar eru á fundinum.
- Skráðu aðgerðirnar sem fundaraðilar hafa skuldbundið sig til að gera með gjalddaga sem meðlimir skuldbinda sig til að gera. Aðgerðarliðir eiga nafn, en almenn umfjöllun segir ekki frá hver sagði hvað í óformlegum vinnustaðsfundum.
- Skoðaðu helstu ákvarðanirnar og verkefni eða sjálfboðalegar skuldbindingar og aðgerðir í lok fundarins svo þátttakendur geti farið yfir og samþykkt um fyrirkomulag og skuldbindingar áður en þeir fara af fundinum.
- Fundur leiðtogi getur beðið huga taker að endurræsa umræðu reglulega á fundi.
- Í áframhaldandi röð funda tekur minnisblaðið eina mínútu til að endurskoða fundargerðina í byrjun næstu fundar. Starfsmennirnir geta bætt við eða leiðrétt nokkuð sem þeir ósammála í fundargerðunum.
- Dreifa afrit af fundargerðunum innan 24 klukkustunda frá fundinum hefur verið staðlað tilmæli fundarfyrirtækja í mörg ár. Nú tók upptökutækið þó líklega mínútur á raftæki eins og fartölvu eða iPad. Þannig ætti minnispunkturinn að dreifa fundarskýringum eftir að hann hefur fljótt endurskoðað stafsetningu, málfræði og skýrleika, oft á eða innan fundarins.
Upptökutæki er hlutverk sem fundur verður að tryggja að niðurstöður fundar séu sendar og gerðar af þátttakendum. Án skýringanna verða þátttakendur að reiða sig á minningu annarra þátttakenda. Guaranteed, þetta er ekki góð áætlun.
Skýrslan um athugun á fundi er nauðsynleg til að hægt sé að ná árangri á fundi, eins og skjöl eru nauðsynleg til að bæta starfsmenntun.