Stjórnun færni fyrir byrjendur
Grunnstjórnunarhæfni
Það eru fjórir undirstöðu stjórnunarfærni sem einhver verður að ná góðum árangri í stjórnunastarfi .
Þessir fjórir grundvallarfærni eru að skipuleggja, skipuleggja, beina og stjórna og rætt sérstaklega í smáatriðum hér fyrir neðan.
Áætlun
Skipulag er fyrsta og mikilvægasta skrefið í hvaða stjórnunarverkefni sem er. Það er líka oftast gleymt eða vísvitandi sleppt skref. Þó að magn af skipulagningu og smáatriðum sem krafist er breytilegt frá verkefni til verkefni, að sleppa þessu verkefni er að bjóða upp á vissar hörmungar nema með blinda heppni. Það er það sem gefur okkur hugtakið 6 P áætlunarinnar (eða 7 P eftir því hvernig þú telur).
Þrátt fyrir að flestir tengi hugtakið áætlanagerð við almenn viðskiptaáætlun eru einnig mismunandi stig áætlanagerðar:
- Strategic Planning
- Taktísk skipulagning
- Rekstraráætlun
Og það eru mismunandi tegundir áætlanagerðar:
- Disaster Planning
- Uppbygging áætlunarinnar
- Crisis Planning
- Skaðabætur
Skipuleggja
Framkvæmdastjóri verður að vera fær um að skipuleggja lið, verkefni og verkefni til þess að fá vinnu liðsins á skilvirkasta og skilvirka hátt.
Sem upphafsstjóri getur þú skipulagt lítið vinnuhóp eða verkefnislið. Þessar sömu færni verður krafist seinna í starfsferlinu þegar þú verður að skipuleggja deild eða nýja deild fyrirtækisins.
Augljóslega er mikið af skarast á milli skipulagningar vinnu og skipulagningu. Þar sem áætlanagerð leggur áherslu á það sem þarf að gera er stofnunin virkari og er lögð áhersla á hvernig best er að vinna verkið.
Þegar þú skipuleggur verkið þarftu að:
- ákvarða hlutverk sem þarf,
- úthluta verkefnum til hlutverkanna,
- ákvarða besta úrræði (fólk eða búnaður) fyrir hlutverkið,
- fáðu auðlindirnar og úthlutaðu þeim til hlutverkanna , og
- úthluta auðlindum til hlutverkanna og afhenda vald og ábyrgð þeirra.
Hvort sem þú hefur verið úthlutað lítið lið eða verkefni til að stjórna, verða upphafsstjórnendur einnig að geta skipulagt skrifstofur og gagnakerfi.
Þú mátt ekki vera fær um að flytja fólk í kring til að fá liðið þitt saman, en þú ættir að íhuga það. Á hinn bóginn gætirðu þurft að flytja nokkra menn inn í lítinn rými og þú verður að skipuleggja hluti þannig að liðið geti unnið á skilvirkan hátt innan þess rýmis. Síðar í starfi þínu gætir þú þurft að skipuleggja skrifstofu til að mæta hópum frá nokkrum mismunandi deildum og sérstökum þörfum þeirra.
Þú verður einnig að vera fær um að skipuleggja öll þau kerfi sem höndla gögnin sem liðið þitt þarf að safna eða dreifa. Þessa dagana eru þau líklega tölvukerfi. Þú verður að ákveða hvort þú þarft til dæmis að setja upp sameiginlegar vefsíður á innra neti fyrirtækisins eða bara hluti möppu á skráarsmiðjunni. Hvernig ætlar þú að skipuleggja kerfin þannig að allir sem þurfa upplýsingar hafi aðgang að því (og að það er ekki í boði fyrir þá sem ættu ekki að sjá það, eins og keppinautar þínir)?
Ef liðið þitt þarf eða framleiðir eitthvað annað en upplýsingar, verður þú að skipuleggja þannig að liðið þitt fái það sem þeir þurfa, þegar þeir þurfa það og geta komið út fyrir aðra hvað liðið þitt framleiðir á réttum tíma.
Ekki gleyma að skipuleggja þig. Við munum fara inn í þetta á hærra stigi í stigi 3 í stjórnunarhæfileikarpýramídanum , en jafnvel sem byrjunarstjóri verður þú að geta skipulagt þig , tíma og rúm svo þú getir skilað árangri.
Að lokum, mundu að það er sjaldan nóg að skipuleggja hluti einu sinni. Með stöðugum breytingum á auðlindum, markmiðum og ytri þáttum verður þú yfirleitt að endurskipuleggja til að stilla fyrir þá.
Bein
Beina er aðgerðaskrefið. Þú hefur skipulagt og skipulagt verkið. Nú þarftu að beina liðinu þínu til að vinna verkið. Byrjaðu með því að ganga úr skugga um að markmiðið sé ljóst fyrir alla á liðinu.
Veistu allir hvað markmiðið er? Veistu allir hvað er hlutverk þeirra í því að ná markinu? Eru þeir með allt sem þeir þurfa (auðlindir, vald, tími, osfrv.) Til að gera hlut sinn?
Dragðu, ýttu ekki
Þú verður að vera árangursríkari í því að beina liðinu í átt að markmiði þínu ef þú dregur (leiða þá) frekar en að ýta (hallaðu aftur og gefðu fyrirmæli ). Þú vilt hvetja fólkið í hópnum þínum og aðstoða og hvetja þá til liðs markmiðanna.
Control
Sumir rithöfundar reyna að "mýkja" þessa færni með því að kalla það "samræma" eða svipuð hugtök. Ég kjósi sterkari tíma, stjórn vegna þess að það er nauðsynlegt að framkvæmdastjóri geti stjórnað starfsemi liðsins.
Í skrefin hér að ofan hefur þú skipulagt verkið, skipulagt fjármagn til að gera það gerast á skilvirkan hátt og beindu liðinu til að hefja vinnu. Í eftirlitsstjóranum fylgist þú með því að vinna. Þú bera saman raunverulegan árangur í áætluninni. Þú staðfestir að fyrirtækið vinnur eins og þú hannað það.
Ef allt gengur vel, þarftu ekki að gera neitt annað en að fylgjast með. Hins vegar gerist það sjaldan. Einhver verður veikur, gagnagrunnurinn tekur lengri tíma hver endurtekning en áætlað er, lykill keppandi lækkar verð þeirra, eldur eyðileggur húsið í næsta húsi og þú verður að flýja í nokkra daga eða einhver önnur áhrif hafa áhrif á áætlunina. Stjórnskipið ræður nú að þú þurfir að grípa til aðgerða til að draga úr áhrifum og koma hlutum aftur í viðkomandi markmið eins fljótt og auðið er.
Oft þýðir þetta að fara aftur í skipulagningu og aðlaga áætlanir. Stundum getur það þurft að breyta skipulagi. og þú verður að beina öllum í átt að nýju markmiðunum og hvetja þá. Þá, auðvitað, stjórnarðu nýju áætluninni og breyttu eftir þörfum. Þessi hringrás heldur áfram þar til þú hefur lokið verkefninu.
Stjórnendur Control Tools
Í eftirlitsstjóranum setur þú staðla fyrir árangur og gæði og fylgist með því til að tryggja að þau séu uppfyllt. Það eru eins mörg verkfæri í boði þér þar sem það eru hlutir sem þú þarft að fylgjast með.
- Tímaáætlanir - ýmsir hugbúnaðarverkfæri leyfa þér að leggja inn áætlunina og uppfæra síðan framfarir reglulega. Forritið mun leggja áherslu á breytingar á áætluninni svo að þú getir greint frá úrbótaaðgerðir til að taka.
- Fjármálaeftirlit - sem framkvæmdastjóri, muntu venjulega hafa fjárhagsáætlun. Skýrslur frá fjármálaráðuneytinu munu láta þig vita hvernig útgjöld þín (á fólki og öðrum úrræðum) passa við áætlunina.
- Fólk stjórnar - þú verður að ganga úr skugga um að allir hópar í hópnum séu að spila eins og fyrirhugað er. Ef þeir eru ekki, þú þarft að finna og laga málið. Skilja þeir ekki markmiðið? Eru þeir ekki einhverjir úrræði eða færni sem þeir þurfa? Er verkefnið of stórt fyrir þá og þarf að vera breytt eða úthlutað til annars úrræði? Starfið þitt sem framkvæmdastjóri þýðir að gefa meðlimum þínum álit um hvernig árangur þeirra uppfyllir áætlunina. Þegar það gerist ekki þarftu að gera úrbætur.