Hér er það sem þú þarft að vita um innihald starfsfólksskrár
- Vinnuveitandinn vill hafa nákvæmar upplýsingar vel og skipulögð þegar þú þarft aðgang að upplýsingunum af einhverri ástæðu. Breytingar á neyðar tengiliðum, heimilisföngum, að fylgjast með árangursmatsskýrslum , fræðilegum bréfum , viðurkenningu starfsfólks og umsóknarfyllingar eru dæmi um hvers konar upplýsingar sem vinnuveitandinn langar til að fá aðgang að.
- Vinnuveitandinn þarf að varðveita gögn um starfsmannamál, svo sem val starfsmanna, frammistöðu, vinnusaga, bótaskilmála og innri umsóknir um kynningu , til að nefna aðeins nokkrar.
EEOC kröfu, málsókn eða jafnvel þörf fyrir að réttlæta skort á hækkun eða kynningu til starfsmanns krefst þess að vinnuveitandinn hafi safnað og haldið slíkum skjölum starfsmanns. - Sumir starfsmannaskrár eru nauðsynlegar af sambandsríkjum eða ríkisstjórnum fyrir atvinnurekendur að halda. Að skipuleggja starfsmennupplýsingarnar í starfsfólksskrá er skynsamleg fyrir aðgang og lagalegt samræmi og reiðubúin.
Tegundir starfsfólksskrár
Vinnuveitandi heldur yfirleitt nokkrar gerðir af starfsfólksskrám, til notkunar í atvinnurekstri, fyrir trúnaðarmál starfsmanna, um einkalíf í læknisfræði og vegna lagaákvæða. Ég er ókunnugt um lög sem segja til um hversu margar skrár vinnuveitanda þarf að halda.
Hins vegar eru mörg lög og bestu starfsvenjur starfsfólks fyrir trúnaðarmál starfsmanna, sem gilda um efni starfsfólksskrár og hver hefur aðgang að þeim upplýsingum.
Þetta eru starfsfólkaskrár sem flestir vinnuveitendur í Bandaríkjunum halda. (Worldwide lög og venjur geta verið mismunandi.)
- Starfsfólkaskrá : Þetta er aðal starfsmaðurskráin sem inniheldur sögu atvinnu sambandsins.
- Launaskrá : Þú vilt halda sérstaka skrá fyrir alla launatengslum varðandi laun og ávinning.
- Lyfjafræðideild starfsmanna : Sambandslög um heilsugæslufærni og ábyrgð á árinu 1996 (HIPAA) krefjast þess að atvinnurekendur fái verndar starfsmannaskrár sem trúnaðarmál.
- I-9 Starfsmenn : Þú þarft að halda sérstaka skrá fyrir alla starfsmenn (ekki á starfsmann) I-9 eyðublöð þar sem þú vilt ekki starfsmenn ríkisstjórnarinnar, sem hafa leyfi til að athuga þessi eyðublöð undir ýmsum kringumstæðum, skoða í gegnum þinn Helstu trúnaðarupplýsingar starfsmanna starfsmanna.
Starfsmaður aðgang að starfsfólksskrám
Starfsmenn eru heimilt að fá aðgang að starfsmannaskrám s undir leiðbeiningum og eftirliti starfsmanna starfsmanna. Starfsmannaskrár eru talin eign atvinnurekanda sem ber ábyrgð á því að viðhalda og vernda þau.
Dæmi um starfsreglur starfsmanna
Eftirfarandi er sýnishorn starfsfólk skrá stefnu til notkunar í fyrirtækinu þínu. Það fjallar um mismunandi skrár sem mælt er með og hver ætti að hafa aðgang að hverri skrá.
Dæmi um stefnu
Félagið heldur þrjá starfsmennaskrár fyrir hvern starfsmann.
Persónuleg skrá er haldið fyrir hvern starfsmann (Nafn fyrirtækis þíns). Þessar starfsfólksskrár innihalda trúnaðargögn og eru stjórnað og viðhaldið af starfsmönnum starfsmanna.
Aðgangur að þessari skrá er takmörkuð við HR starfsfólk og gerir ráð fyrir að framkvæmdastjóri hvers starfsmanns heldur eigin skrá með skjölum sem tengjast vinnuafli starfsmanns.
Dæmigert skjöl í starfsskrá innihalda umsókn um umsóknir, samband við neyðarnúmer í neyðartilvikum, skjalfestri aðgerðasögu, endurgerð, starfsmannahandbók og vinnufulltrúa afgreiðsla lakanna, núverandi persónuupplýsinga og starfsvísanir.
Ekki eru allir starfsmennskrár með sömu skjöl en hver starfsmannaskrá inniheldur nokkur skjöl sem eru þau sömu.
Launaskrár eru einnig viðhaldið; launaskrár innihalda sögu um störf starfsmanns, deildar, bótaskipta og svo framvegis. Aðgangur að launaskránni er takmörkuð við viðeigandi bókhald og HR starfsfólk.
Sjúkraskrá starfsmanns er einnig viðhaldið. Innihald sjúkraskrárinnar er ekki aðgengileg neinum nema starfsmönnum sem eru tilnefndir og starfsmaðurinn sem skráðir eru í skránni. Í Nafn fyrirtækis þíns) fá læknisfræðilegar skrár í hæsta gæðaflokki öruggrar geymslu og trúnaðar.
Starfsmaður getur skoðað starfsfólksskrá sína með því að hafa samband við starfsmann starfsmanna á venjulegum vinnutíma. Enginn starfsmaður getur breytt eða fjarlægt skjal úr starfsfólki hans eða starfsfólki sem þarf að skoða í viðurvist starfsmanna HR.
Einnig þekktur sem skrár starfsmanns, starfsmaður færslur, mannauður skrár, skjöl
Fyrirvari - Vinsamlegast athugið:
Susan Heathfield leggur mikla áherslu á að bjóða upp á nákvæma, skynsama, siðferðilega mannauðsstjórnun, vinnuveitanda og ráðleggingar um vinnustað bæði á þessari vefsíðu og í tengslum við þessa vefsíðu en hún er ekki lögfræðingur og efni á vefnum meðan opinber, er ekki tryggt fyrir nákvæmni og lögmæti og má ekki túlka sem lögfræðiráðgjöf.
Þessi síða hefur um allan heim áhorfendur og vinnulöggjöf og reglugerðir breytileg frá ríki til ríkis og lands til landsins, þannig að svæðið er ekki endanlegt á öllum þeim fyrir vinnustaðinn þinn. Þegar þú ert í vafa, leitaðu alltaf að lögfræðilegri ráðgjöf eða aðstoð frá ríkisfyrirtæki, Federal, eða International Government Resources, til að tryggja að löglegur túlkun og ákvarðanir séu réttar. Upplýsingarnar á þessari síðu eru aðeins til leiðbeiningar, hugmynda og aðstoð.