Heads Up: Sambandslög og ríkislög geta verið mismunandi
Hér eru grundvallarreglur um HR skráningu. Mundu þó að þessi lög geta verið breytileg frá þessum leiðbeiningum. Ef ástandslög og Federal lög eru í átökum, haldaðu alltaf skrárnar eftir því hvort kröfurnar eru lengur.
Það er betra að halda eitthvað of lengi en ekki nógu lengi.
Leiguskilmálar: 1 ár
Þú þarft að vista öll þau aftur, viðtalskort, umsóknir og vinnutilboð og jafnvel skrá yfir leitina þína í gegnum umsóknarkerfi umsækjanda í eitt ár eftir að ákvörðun um atvinnutilboð var tekin. Svo ef þú ert viðtal við umsækjanda og allt ferlið dregur í þrjá mánuði, er það ekki fyrr en endanleg ráðning er gerð að klukka byrjar að merkja.
Afhverju þarftu að gera þetta? Ef einhver spurning um ráðningartilboð þitt þá þarftu að sýna fram á að þú hafir ekki mismunað ólöglega á einhvern hátt , lögun eða mynd. Lög eins og Bandaríkjamenn með fötlun , Title VII og margir aðrir þurfa að sýna fram á að þú sért í samræmi. Með því að viðhalda þessum skrám hjálpar þú að gera þetta.
Lyfjaprófaskrár: 1 ár eða 5 ár fyrir störf í samgöngum
Ef þú þarft lyfjapróf fyrir fyrirframráðningu er það hluti af ráðningarskránni og þú ættir að halda afrit af niðurstöðum í eitt ár.
Ef þú gerir frekari lyfjapróf, hvort sem er vegna atviks í vinnunni eða sem hluta af handahófi, þarftu einnig að halda þessum skrám í eitt ár. Hins vegar, ef þú ert háður deildarreglum um flutninga, þá er lágmarkstími fyrir lyfjaprófaskrár fimm ár.
Launaskrá / tímakort, osfrv.: 3 ár lágmark, 5 ár eftir uppsögn ráðlagt
Lögin krefjast þess að þú varðveitir þessar skrár í þrjú ár, en nýleg málsókn þýðir að það væri betri fyrir þig að halda þeim lengur.
Þú vilt halda skrá yfir hversu mikið hver starfsmaður var greiddur og hversu marga klukkustundir sem þeir unnu fyrir allan starfstímann hjá fyrirtækinu þínu. Halda skrám þínum í að minnsta kosti fimm ár eftir að starfsmaður fer, án tillits til ástæðna.
Fyrir undanþegnar starfsmenn, þú þarft auðvitað ekki að halda tímaskrár, þar sem greiðsla þeirra er sú sama, óháð fjölda vinnustunda. Hins vegar, ef þú hefur einhvern tímann verið flokkaður starfsmaður sem undanþeginn þegar hún ætti að hafa verið undanþegin, geta þessar vinnutímar færðar þér leiðbeiningar um að greiða yfirvinnu .
Gakktu úr skugga um að þú sért með hvaða hætti fyrirtæki reikna að greiða. Til dæmis, þú þarft að fylgjast með hvort það væri bein laun, laun auk þóknun, yfirvinnu, stykkja, eða beina klukkutíma greiðslur.
Þú þarft að gera þetta ekki aðeins fyrir greiðslur og skattavandamál, en margar aðrar ákvarðanir treysta á fjölda vinnustunda. Til dæmis er hæfi FMLA háð fjölda vinnustunda á ári. Ef þú ert með undanþeginn starfsmann í hlutastarfi gætirðu viljað íhuga að taka upp tíma til að ákvarða FMLA hæfi. Þú þarft einnig að vera fær um að sanna að þú borgaðir starfsmönnum þínum fyrir alla klukkustundir sem þeir unnu.
Form I-9: 3 ár eftir leigu, 1 ár eftir uppsögn, hvort sem er seinna.
Halda skal starfsmanni I-9 eyðublaðið, sem er geymt sérstaklega frá starfsskýrslum þínum, í þrjú ár eftir að þú hefur ráðið starfsmanninn og í eitt ár eftir starfslok, hvort sem er seinna.
Upplýsingar um heilsu / lífeyrisréttindi: 6 ár
Þú þarft að halda skrár yfir áætlanir þínar fyrir alla kosti þín í að minnsta kosti sex ár. Dómstólar hafa haldið því fram að ef starfsmaður tælir þér með því að segja að hann eða hún skilji hærri lífeyri, þá er það ábyrgð vinnuveitanda að sanna að þeir skulda ekki meira, en ekki ábyrgð starfsmannsins til að sanna að þeir geri það. Haltu öllum þessum yfirlitsskýringum.
Ef þú hefur fyrrverandi starfsmenn sem eiga rétt á COBRA , sem auka heilbrigðisbætur þínar, ættir þú einnig að halda þessum skrám í sex ár bara til að vera örugg. Lögin kveða ekki á varðveislu, en þar sem þetta gæti átt við samkvæmt lögum um starfsmannatryggingatryggingar (ERISA) þarf þessi lög að varðveita í sex ár. Til að vera á öruggum hlið, ekki henda þessum skrám út.
FMLA Records: 3 ár
Þegar starfsmaður óskar eftir FMLA þarftu að halda þessari pappírslóð, jafnvel þótt þú hafnar leyfi. Gakktu úr skugga um að þú fylgist með ferðum hvers starfsmanns - þegar byrjað er og hversu mikinn tíma er notuð. Ef starfsmaður hefur hlé á FMLA, vertu viss um að fylgjast með hverju leyfi og skjalðu fjölda klukkustunda sem notuð eru. Dagsetningar og fjöldi klukkustunda ætti að vera skjalfest. Mundu að hléum er hægt að nota í nokkrar klukkustundir á dag, eða nokkrum dögum í viku. Skráðu það allt og haltu þeim skrám.
Mundu að þetta er ekki alhliða listi og gildir aðeins um Sambandslög. Þú gætir verið háð frekari skráningu varðveislu lögum ef þú ert td Federal verktaki eða ástand þitt hefur mismunandi staðla. Þegar þú ert í vafa skaltu ekki henda því út.
Þú getur fengið aðgang að viðbótarauðlindum varðandi skráningu og lögboðnar skýrslur hjá Samband mannlegrar auðlindastjórnar (SHRM).
Fyrirvari: Vinsamlegast athugaðu að upplýsingarnar, sem veittar eru, eru ekki tryggðar fyrir nákvæmni og lögmæti. Þessi síða er lesin af heimsvísu áhorfendur og vinnulöggjöf og reglugerðir eru mismunandi frá ríki til ríkis og lands til landsins. Vinsamlegast leitaðu að lögfræðilegri aðstoð, eða aðstoð frá ríki, Federal, eða International Government Resources, til að tryggja að löglegur túlkun og ákvarðanir séu réttar fyrir staðsetningu þína. Þessar upplýsingar eru til leiðbeiningar, hugmynda og aðstoð.