Þessar 10 ráð munu gera starfsmenn þakka fundum þínum
Fólk hefur áhuga, en árangursríkustu fundirnir vekja athygli þeirra með hugsandi spurningum og svörum, hljóðfrumur og þátttöku. Þessar ráðleggingar koma þér vel.
- Byrjaðu fundi þína, kynningar og æfingar með ísbrotsvél eða upphitun. Á stórum fundi eða stuttum fundi getur ísbrjóstið verið ein spurning sem gerir fólk að hugsa og tala við náungann. Sem dæmi má spyrja spurningu sem veldur því að fólk hækki hendur sínar. Lengd ísbrotsins fer eftir lengd fundarins, svo skipuleggja skynsamlega.
- Fjölbreytt kynningaraðferðir þínar. Ef hver ræðumaður talar við áhorfendur, í fyrirlestursformi, hnútum jafnvel áhugasömum höfuðum fljótlega. Spyrðu fólk að tala í litlum hópum.
Notaðu hljóð- og myndmiðla eins og myndskeið, skyggnur og PowerPoint kynningar og myndir. Ef þú ert að tala um nýtt málaferli skaltu sýna starfsmönnum þínum fyrir og eftir málaða hluta. Passaðu jákvæð viðskiptavina könnunum og athugasemdum. - Bjóddu gestgjöfum fyrir þátttöku og spennu áhorfenda. Viðskiptavinir þínir hafa mikið að segja til vinnuaflsins um þarfir þeirra og gæðakröfur. Ein viðskiptavinur stofnun sem er aðili að hagnaðarskyni, góðgerðarstarfsemi samtök lögun gestur ræðumaður frá stofnunum sem fá framlag þeirra. Talsmenn frá samtökunum sem starfsmenn þínir styðja fjárhagslega eru dýnamít.
- Hvetja til spurninga til að ræða viðræður. Biddu fólki að skrifa niður spurninga sína fyrir fundinn og á fundinum. Leyfa tíma til spurninga sem beint er til allra hátalara eins og þú ferð.
Ef þú getur ekki svarað spurningunni strax og rétt skaltu segja fólki að þú munt komast aftur með þeim þegar þú hefur rétt svar. Ef spurningar fara yfir tíma skaltu skipuleggja fund um efni.
- Mjög gleyminn, en mikilvægur, árangursríkur funduraðferð er að biðja hvert hátalara að endurtaka upphátt hverja spurningu sem hann eða hún er beðinn um. Sá sem spyr spurninguna þá veit ræðumaðurinn að skilja spurninguna. Aðrir sem sækja fundinn geta heyrt og þekkt spurninguna líka, ekki bara að hugleiða spurninguna - ef til vill rangt - frá svari viðtakandans.
- Setja markmið fyrir reglubundna fundinn þinn. Þú getur ekki kynnt sérhverja þætti fyrirtækisins á einum klukkustundarfundi. Svo ákveðið mikilvæg, tímabær málefni og eyða fundartímanum á þeim. Taka einnig tillit til hagsmuna meirihluta þátttakenda.
Mundu að þú hefur aðrar aðferðir til að miðla upplýsingum um fyrirtæki sem innihalda slík forrit eins og Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype for Business, Flowdock, tölvupóst og spjall. Samskipti stefnumótandi fyrirtækjaupplýsinga þarf ekki að eiga sér stað á fundi. - Formið dagskrá vandlega. Þekkja þarfir og hagsmuni meirihluta þátttakenda. Byrjaðu á fagnaðarerindinu sem mun gera mæta vel.
Varðaðu röð hátalara á dagskrá í hverjum mánuði. Þú vilt ekki að fólk leiðist af samkynhneigð. Dreifa nauðsynlegum hlutum yfir dagskrá þannig að fólk lýkur ekki í lok fundarins, eða held að endanleg atriði séu minna mikilvæg. - Grein í Wall Street Journal, fyrir nokkrum árum, sagði að bandarískir stjórnendur myndu spara 80% af þeim tíma sem þeir sóa á fundum ef þeir gerðu tvo hluti rétt. Fyrsti var alltaf að hafa dagskrá. Annað var að byrja á réttum tíma og endar á réttum tíma . Ég bætir við að þú þurfir að leyfa hverjum hátalara þann tíma sem þarf til að ná yfir efni þeirra. Haltu þeim að frestum sínum - fallega.
- Skipuleggja líkamlegt umhverfi þannig að fólk sé gaum að fundinni efni. Enginn ætti að sitja á bak við eða við hlið hátalara. Gakktu úr skugga um að það sé sæti fyrir alla mæta, og ef þú þarft að taka minnispunkta þarf yfirborð til að skrifa á líka. Gakktu úr skugga um að myndefni sé sýnileg og að fólk geti heyrt. Þú gætir þurft að nota hljóðnemann. Þú getur farið framhjá leikföngum eða sýnum í kringum herbergið til skoðunar.
- Aldrei vanmeta kraft matar á fundi. Matur slakar á andrúmsloftið, hjálpar fólki að líða vel, hjálpar fólki að viðhalda jákvæðu orkugildi og byggir samvinnu félagsins. Gakktu úr skugga um að þú uppfyllir fjölbreyttar þarfir hóps þíns með þeim mat sem þú þjónar. Til dæmis, bjóða upp á ávexti og jógúrt auk þess að kleinuhringir. Bjóða grænmetisæta og kosher pylsur með venjulegum franks.
Það sem þú þarft til að ná árangri:
- Hátalara eða borð
- Hljóðnemi
- Dagskrá
- Sjónræn hjálpargögn