Spurningar um hjálparmöguleika, sýnishorn og byggja skýrslu
Árangursrík samskipti krefjast þess að allir þættir samskipta samvinnu fullkomlega fyrir "sameiginlegan skilning," uppáhalds skilgreiningin á samskiptum. Það er sérstaklega mikilvægt þegar spurningar eru spurðar og svaraðar.
Hluti í samskiptum
Það eru fimm þættir í hvaða samskiptum og sjötta sem er heildarumhverfi vinnustaðarins þar sem samskipti eiga sér stað. Hlutar samskipta eru:
- Einstaklingur sendir skilaboðin. Sendandi verður að kynna skilaboðin greinilega og nægilega smáatriði þannig að móttakandi skiptir máli við sendandann.
- Samhengið fyrir skilaboðin. Samhengið er hvernig skilaboðin eru send af sendanda skilaboðanna. Samhengi felur í sér samskipti utan verka svo sem athafnir, líkams tungumál, andlitsstundir og þættir eins og rödd rödd. Flest samhengi fyrir skilaboð er aðeins í boði þegar móttakandi getur séð og heyrt sendanda sendanda. Tölvupóstskilaboð og spjallþáttur, til dæmis, eru léleg staðgengill þar sem sendandinn útskýrir þær án þess að hafa inntak frá móttakanda.
Annað samhengi er tilfinningarnar sem taka þátt í samskiptum. Er sendandinn reiður? Er móttakandi áhugalaus á innihaldi samskipta eða óhugsandi sendanda? Venjuleg mannleg tilfinningar hafa áhrif á hvort skilaboðin eru deilt með góðum árangri.
- Sá sem tekur við skilaboðum. Móttakandi hlustar vandlega og varlega á, spyrðu spurninga um skýrleika og paraphrase til að ganga úr skugga um að móttakandi skiptir máli við sendandann. Ef móttakandi treystir sendanda hækkar líkurnar á skilvirkum samskiptum.
- Afhendingaraðferðin sem þú velur. Afhendingartækið ætti að vera valið byggt á miðli sem er best að flytja merkingu skilaboðanna. Þar sem samskiptatækni er svo fjölbreytt frá upphafi tölvu og farsíma, hafa ákvarðanir um afhendingu verið flóknari. Afhendingaraðferðin verður að passa samskiptaþörf bæði sendanda og móttakanda.
Samskiptatækni eru munnleg samskipti, spjallskilaboð, tölvupóstur, bréf, skilti, veggspjöld, myndbönd, skjámyndir, símar, athugasemdir, eyðublöð, skrifleg skjöl og fleira. Þessar aðferðir munu halda áfram að stækka og væntingar starfsmanna um augnablik samskipti um allt sem þarf að gera við vinnu sína mun halda áfram að vaxa.
Samskipti einstaklingsins hafa aukist í mikilvægi, sérstaklega fyrir skipulagsupplýsingar sem gætu kallað til breytinga, veitt starfsmönnum viðurkenningu eða leyft fyrir spurningum á staðnum. Samskipti einstaklingsins eru einnig studdar vegna þess að starfsmenn hafa aðgang að hlutanum, samhengi.
- Innihald skilaboðanna. Innihald skilaboðanna skal vera skýrt og kynnt og lýst í nægum smáatriðum til að fá skilning frá móttakanda. Ef skilaboðin innihalda hljóð og tengja, á einhverjum vettvangi, með nútíma viðhorf móttakanda, er það árangursríkasta.
Hvernig spyrja góðar spurningar auka samskipti
James O. Pyle og Maryann Karinch bæta við eftirfarandi til að aðstoða skilvirka samskipti.
Frá mannauði til þjónustu við viðskiptavini menga slæmar spurningar næstum öllum vinnustöðum. Slæmar spurningar hvetja oft ófullnægjandi eða villandi svör og geta grafið undan skýrslu. Á hinn bóginn eru góðar spurningar verðmætar tól um skilvirkni, hæfni og skýrslugerð.
Það eru sex tegundir góðra spurninga: bein, stjórn, endurtaka, viðvarandi, samantekt og óviðeigandi. Til að lýsa þeim stuttlega:
- Bein: Þú setur einfaldan spurningu með undirstöðufyrirspurn.
- Control: Þú veist nú þegar svarið við það þegar þú spyr það. Það er leið til að finna út hvort manneskjan sé að ljúga, óupplýst og / eða ekki að borga eftirtekt.
- Endurtaka: Þú spyrð tvær mismunandi spurningar sem eru eftir sömu upplýsingum.
- Viðvarandi: Þú spyrð sömu spurningu á mismunandi vegu til að kanna alla hliðar viðkomandi upplýsinga.
- Samantekt: Þú spyrð spurningu sem er ætlað að leyfa uppsprettunni tækifæri til að endurskoða svarið.
- Óviðeigandi: Það snýst ekki um viðfangsefnið sem þú vilt vita um, en það er einn sem líklega mun ekki ljúga um; það þjónar þeim tilgangi að sjá hvað sannleikinn lítur út og að fá manninn til að opna þig. Það getur einnig breyst í samhengi spurningaskipta.
Upplýsingar um 6 tegundir góðra spurninga
Bein
Bein spurningin er sú besta: Ein spurning, ein sögn og eitt nafnorð eða fornafn.
- Hver ertu?
- Hvað gerðist á veislunni?
- Hvenær komstu á skrifstofuna?
- Hvar eru bílllyklar?
- Af hverju fórstu snemma?
- Hversu mikið greiðir þú fyrir iPad?
Control
Hvenær segir þú: "Ég ætla vísvitandi ekki að spyrja bein spurningu?" Þegar þú skoðar sannleikann eða nákvæmni svarsins, þá notar þú eftirlits spurning og leitar að samkvæmni.
Eftirlitsspurningar eru vísvitandi spurningar sem þú þekkir svarið við svo að þær snerta ekki upplýsingar um uppgötvun. Þeir eru um uppgötvun hegðunar, talsmynni, og sannleiksgildi eða nákvæmni. Kannski er það eitthvað sem þú talaðir um áður við manninn.
Ef þú veist að einhver á mannauðsstjóri þinn hafi aflað starfsmanns vegna þess að starfsmaðurinn sendi tölvupóst til að kvarta um manninn gæti verið að þú spyrjir eftirlitstæki eins og, "Hvernig fór það í frammistöðu með Pamela í dag?" Þú hefur nú þegar upplýsingarnar; þú vilt bara að finna út hvernig HR manneskjan svarar spurningunni.
Endurtaka
Þú vilt koma á sömu upplýsingum á tvo mismunandi vegu. Til dæmis, ef þú spurðir, "Hversu margir eru í söluaðilanum?" Getur þú sem þú talar með svarað: "Það eru 22 á sviði." Síðar þegar þú ert að tala við hann um eitthvað öðruvísi - svæði þar sem fyrirtækið hefur fótfestu, til dæmis - þú gætir spurt, "Hversu mörg sölusvæði hefur þú?"
Hann gæti svarað, "22", sem er leið til að staðfesta fjölda starfsmanna á sölumanninum. Það er ekki alger próf, en það gefur gildi og trúverðugleika við það sem hann sagði áður. Þau eru tveir mismunandi spurningar sem fara yfir upplýsingarnar sem eru til staðar.
Þegar þú notar endurtaka spurningar geturðu einnig komið í veg fyrir misræmi. Ef uppspretta þín í þessu dæmi bregst við að það séu 28 sölusvæði, þá viltu fá nokkrar skýringar. Kannski er það fullkomlega góð ástæða. Sölumaðurinn hefur venjulega viðbót 28, en það hefur verið svo mikill veltingur undanfarið, að þeir eru sex stuttir - en svörin leiða til þess að efast um þá staðreynd að það er misræmi milli fjölda af starfsfólki og fjölda sölusvæða. Þessi ósamræmi verður að leiða til frekari úrlausnar til að leysa málið.
Viðvarandi
Í hvaða skipti sem fleiri en eitt svar gæti verið gefið spurningu, notaðu viðvarandi spurningu til að fá fullkomið svar. Eins og endurtaka spurningar eru viðvarandi spurningar einnig gagnlegar ef þú grunar að viðkomandi sé ekki sannur.
"Hvar fórstu á frí til Kaliforníu?" Gæti kallað svarið, "Disneyland." Þótt það sé mögulegt að Disneyland sé eini staðurinn, þá er það rökrétt að fylgja þeirri spurningu með, "Hvar annars?"
Beygja að endurtaka spurningunni og fara beint í spurningar um Disneyland þýðir að þú saknar þess að fá tækifæri til að fá fullkomin mynd af ferðinni í Kaliforníu í vini þínum nema að upplýsingarnar geri það að leka út á öðrum tíma.
Yfirlit
Samantektarmál eru ekki um að ákvarða sannleikann eins mikið og brjótast aftur til upptökunnar hvað hún hefur sagt svo hún hefur tækifæri til að hugsa, "Sagði ég í raun hvað ég ætlaði að segja?"
Þú selur bíla af öllum gerðum, frá tvíhliða hatchbacks í fullri stærð lúxus módel. Ungt par kemur í sýningarsalinn og biður að prófa akstur einn af lúxusmyndunum.
"Hvað ætlarðu að nota bílinn fyrir það sem mest?" Spyrðu.
"Skipan fram og til baka til vinnu. Við vinnum í sömu byggingu, "segir hún.
"Hvað ætlarðu að nota bílinn fyrir?"
"Ferðir um helgar til að sjá foreldra mína. Stuff svona. "Hún hlé og bætir við:" Þeir búa hundrað kílómetra í burtu. "
"Af hverju heldurðu að lúxus bíllinn sé besti kosturinn?"
Þeir skiptast í augnablik. Hann segir: "Við líkum betur en aðrir."
"Hvað er uppáhalds liturinn þinn," spyrðu þig og horfir beint á hana.
"Rauður".
"Svo láttu mig sjá hvort ég gerði þetta rétt. Ég heyri þig segja að þú viljir fá rautt, fullbúið bíll í lúxusflokksins. Hversu vel er þessi lýsing passa við það sem þú vilt?" (Þú hefur sett fram samantektarspurninguna þína með viðeigandi upplýsingum í þessu tilfelli.)
Þeir skiptast á aðra sýn. Hann sagði: "Við teljum að meira dúfur gæti verið betra."
"Hvað um lúxus líkanið gerir þér kleift að hugsa að það sé best fyrir þig?" (Aftur er þetta leið til að draga saman og sannreyna það sem þú hefur heyrt. Þú vilt finna út hvort þeir eru bara svo hrifnir af útliti dýra bíll sem þeir vilja ekki íhuga neitt annað, eða ef fyrsta svarið var að dulbúa mikilvægt staðreynd.)
"Pabbi minn segir að þetta sé öruggasta bíllinn á veginum."
Svarið við samantektarspurningunni segir þér að þeir megi í raun líkjast því, en ekki vegna þess hvernig það lítur út. Þú lest milli línanna. Þeir eru bara að byrja í lífi sínu saman. Pabbi hennar hefur sennilega sent þeim til umboðsins til að kaupa "öruggasta bíllinn á veginum" sem hann mun hjálpa þeim að kaupa. Þú ákveður að halda áfram með sölu, vitandi að greiðslan og lán umsóknin muni líklega gefa þér afganginn af sögunni.
Sumir gætu ekki verið ánægðir með að spyrja samantektarspurningu eins og þær sem eru innbyggðir í þessum söluupplýsingum vegna þess að þeir vilja ekki líta einfalt eða óvart. Ef þú spyrð spurninguna nákvæmlega á sama hátt og þú spurðir það í fyrsta skipti, þá gætu þau haft gildan niðurstöðu.
Þú vilt líka ekki að spyrja sömu spurningu tvisvar í röð, jafnvel þótt þú breytir frásögninni. Með því að setja einhvern veginn á milli fyrsta skipti sem þú setur spurninguna og seinni hluti og endurtekið spurninguna örlítið, þá rekur þú einfaldlega eins og einhver sem hefur raunverulega áhuga á því sem hinn aðilinn hefur að segja.
Óviðkomandi
Þú gætir greint frá því að sá sem svarar spurningum þínum er stressaður út Óviðkomandi spurning gæti dregið úr spennu. Eða kannski þú þarft tíma til að hugsa eða vísa til minnismiða, svo þú notir spurninguna bara til að kaupa þér smá pláss og tíma.
Þegar þú spyrð spurninga eins og, "Hvaða verkefni gerðu þú áður en það mistókst?" Og "Hvernig reyndi þú að laga vandann?" Getur þú auðveldlega gert atvinnuleitanda tilfinningalega eins og hann er í miðjum vígvellinum. .
Frambjóðandi gæti sagt: "Ég reyndi að takast á við vandamálið með því að fylgjast með deildinni um sameiginlegt markmið - hvernig ég fæ litla deildarlið sonar míns til að leggja áherslu á að henda boltanum."
Þú getur gefið frambjóðanda hlé með því að spyrja: "Hversu lengi hefur þú þjálfað lítinn deild?" Áður en þú ferð aftur í umfjöllun um skrúfuna sína og hvernig hann reyndi að laga það.
Að lokum, hér eru tvær leiðir til að eyðileggja spurningar sem byrja á öllum nauðsynlegum hlutum og endar að falla vel út .
- Bætir of mörg hæfileika eða önnur orð og orðasambönd sem afvegaleiða frá spurningunni. Til dæmis: "Hvað gerðirðu í morgunmat í kvöldmatnum þar sem vinyl borðið er klikkað og þakið með borði?"
- Ekki bíða eftir svari er einnig algengt. Þú spyrð: "Hvað er uppáhalds máltíðin þín?" Maðurinn hugsar augnablik fremur en að bregðast strax. Þú taktur í, "Roast beef"? Þögn er skilvirk spurning tól.
Ekki missa af uppgötvuninni, upplýsingarnar sem leiðir af því að opna munninn þegar þú þarft að opna eyru þína. Mundu að reglan um "tvo eyru, eina munn", sem gerir þér kleift að fá mest út úr fyrirspurninni.
Umhverfi og samskipti
Ofangreindir samskiptatækni stuðla að sameiginlegri merkingu þegar þau starfa saman til að skila skilaboðum á áhrifaríkan hátt. Vinnuumhverfi þar sem þessi hluti eiga sér stað hefur einnig áhrif á samskipti og hvort samskipti séu móttekin.
Þegar þú spyrð gildar spurningar byggir þú rapport og hvetur sjálfstraust. Spurningar mynda annan hluta grunninn að samskiptum á vinnustað sem skiptir máli
Í vinnuumhverfi sem leggur áherslu á opið samskipti, þátttöku starfsmanna og sameiginleg markmið , samskipti tíðari og skilvirkari. En vonin um veruleg samskipti setur barinn hærra á þessum bestu vinnustöðum. Svo, jafnvel í háum siðferðilegum vinnumiðlum , starfsmenn kvarta starfsmenn, að þeir vita ekki hvað er að gerast.
Vegna allra hluta og heildar umhverfis einstaklings vinnustaðar er samskipti enn krefjandi. Aldraðir spurningar um hver þarf að vita hvað og hvenær þurfa þeir að vita það er aldrei að fullu svarað aðeins um ánægju manns.
Starfsfólk kvartanir um of mikið af upplýsingum, ekki nægar upplýsingar, og jafnvel upplýsingar um of mikið, mun halda áfram að resonate á vinnustöðum. Þú munt aldrei lækna vandamál samskipta en með skuldbindingum og hugsun geturðu aukið skilvirkni bæði mannlegrar samskipta og samskipta vinnustaðarins .
Meira í tengslum við skilvirk vinnustaðaviðskipti