Smart Vinnuveitendur halda 4 mismunandi skrár fyrir starfsmannaskrár
Starfsmenn skrár Starfsmannaskrár
Persónuleg skrá er haldið fyrir hvern starfsmann. Þessar starfsfólksskrár innihalda trúnaðargögn og eru stjórnað og viðhaldið af starfsmönnum starfsmanna.
Starfsmannaskrár eru helstu starfsmennskýrslur sem notaðar eru af vinnuveitanda, starfsmanni og framkvæmdastjóri starfsmannsins, í sumum fyrirtækjum.
Í öðrum - og þetta er ráðlagður nálgun - aðgangur að starfsmannaskránni er takmarkaður við HR og starfsmann undir eftirliti.
Dæmigert skjöl í starfsskrá innihalda umsókn um umsóknir , samband við neyðarnúmer í neyðartilvikum, skjalfestum aðgerðasögu, endurvinnslu, starfsmannahandbókin, kvittun starfsmanns, skilti frá vinnuveitanda, skráningu lakanna, reglubundið mat, starfsmat eða árangur þróunaráætlun, þjálfunarvottorð og aðsóknargögn og núverandi persónuupplýsingar um hvern starfsmann.
Ekki eru allir starfsmennskrár með sömu skjöl en hver starfsmannaskrá inniheldur nokkur skjöl sem eru þau sömu. Skjalfesting frammistöðu starfsmanns er ekki tilheyrandi í starfsskrá nema það beri tilefni til rannsóknaraðgerða, verðlaun eða annað merki um framúrskarandi árangur.
Slík dagbókarskýringar eru í skránni sem stjórnendur halda áfram að fylgjast með árangri, markmiðum og framlagi starfsmanna sinna.
Launaskrá Skrár starfsmanna Records
Launaskrár halda einnig starfsmannaskrám. Launaskrár innihalda sögu um störf starfsmanna, deilda, bótaskipta, garnishments, lán og aðrar upplýsingar sem eru nauðsynlegar til að greiða starfsmanni og halda afrit af bótasögu starfsmannsins.
Launaskráin mun einnig innihalda sögu ríkisstjórnarforma, svo sem W-2, W-4, og almannatryggingafjölskylduskilríki sem starfsmaðurinn hefur fyllt út. Skráin mun einnig innihalda upplýsingar um launatryggingar og leyfi til að taka út greiðslur úr launagreiðslum starfsmanns.
Læknisskrár starfsmannaskrár
Vinnuskilyrði starfsmanns er einnig viðhaldið af vinnuveitanda. Starfsmannaskrár í læknisfræðilegri skrá eru ekki aðgengilegar neinum nema starfsmönnum sem eru tilnefndir starfsmenn og starfsmaðurinn sem skráðir eru í skránni. Sjúklingar skráir innihalda skýringar lækna, FMLA umsókn pappírsvinnu, upplýsingar um eiturlyf próf, nauðsynlegar líkamlegar upplýsingar og aðrar slíkar skjöl sem tengjast heilsufar heilsu starfsmanns eða fjölskyldu hans.
Læknisskrár, vegna trúnaðargagnar starfsmannaskrárinnar, fá í hæsta gæðaflokki öruggrar geymslu og trúnaðar. Mælt er með að sjúkraskrárnar séu geymdir í læstum skrárskúffum sem eru læstir í herbergi sem er ekki aðgengilegt öðrum starfsmönnum en starfsmönnum HR.
I-9 Skrá starfsmanna Records
I-9 Skrár hús starfsmanna skrár sem eru viðhaldið fyrir alla starfsmenn í einum skrá sem er aðskilin frá öðrum starfsmönnum skrár.
Vinnuveitendur halda þessum starfsmönnum skrá aðskilin frá öðrum starfsmönnum skrám til að viðhalda starfsmönnum trúnaðarskyldu frá embættismönnum og öðrum aðilum sem hafa heimild til að endurskoða starfsmann I-9 .
Að halda I-9 á sérstakan stað mun tryggja að ef þú ert valin fyrir Federal I-9 skráarskoðun, munu starfsmenn stjórnvalda ekki hafa aðgang að neinum öðrum færslum um starfsmanninn eða störf sín hjá fyrirtækinu þínu, að undanskildum raunverulegum I-9 formi. Þessar rannsóknir eru að aukast á hverju ári, svo vertu viss um að starfsmenn þínir hafi fyllilega útfært I-9 eyðublöð eða þú gætir fengið sektum og hugsanlega fangelsi.
Aðgangur að starfsmannaskrár hjá starfsmönnum
Starfsmenn geta skoðað starfsmannaskrár sínar með því að hafa samband við starfsmann starfsmanna á venjulegum vinnutíma.
Enginn starfsmaður getur breytt eða fjarlægt skjal í skrám sínum sem verður að skoða í viðurvist HR starfsmanna.
Þú þarft að hafa starfsmannapróf til að skoða skoðunarstefnu í starfsmannahandbókinni þinni og fylgja því óbeinum með tilliti til beiðna starfsmanns til að skoða skrár þeirra.
Ef starfsmaður sendir skriflega beiðni um afrit af starfsskjölum sínum eftir að þeir yfirgefa atvinnu þína, þá er nauðsynlegt að senda þeim afrit.
Stundum verður þú að lenda í starfsmanni sem er grunsamlegur um hvers konar starfsmannaskrár eru geymdir af starfsmannasviði. Þetta eru starfsmenn sem eru líklegastir til að biðja um afrit af starfsmannaskrám sínum. Aftur, án mismununar , skaltu afrita skrána og senda það. (Þú munt líklega fá viðbrögð við því að starfsmaðurinn var hissa á því hversu lítið skjöl HR starfsfólk hélt.)
Í sumum lögsagnarumdæmum er löglegt að ákæra starfsmanninn um kostnað við að afrita og senda skrána.
Fyrirvari: Vinsamlegast athugaðu að upplýsingarnar, sem veittar eru, eru ekki tryggðar fyrir nákvæmni og lögmæti. Þessi síða er lesin af heimsvísu áhorfendur og vinnulöggjöf og reglugerðir eru mismunandi frá ríki til ríkis og lands til landsins. Vinsamlegast leitaðu að lögfræðilegri aðstoð , eða aðstoð frá ríki, Federal, eða International Government Resources, til að tryggja að löglegur túlkun og ákvarðanir séu réttar fyrir staðsetningu þína. Þessar upplýsingar eru til leiðbeiningar, hugmynda og aðstoð.