Spurningar til að spyrja um að ákvarða upplýsingatækniþarfir HR
En hvernig vita HR og aðrir stjórnendur að þeir velja bestu HR upplýsingatækni til að stjórna öllum upplýsingum og að lausnin sem þeir velja mun standa tímapróf?
Eftirfarandi eru helstu spurningar til að spyrja og svara í því ferli að velja upplýsingatækni Human Resources.
- Hver er svigrúm og sveigjanleiki sem upplýsingatæknihugbúnaðurinn býður upp á? HR sérfræðingar ættu að ákvarða hvort hugbúnaðinn geti flutt gögn frá mörgum Excel töflureiknum, gagnagrunni og pappírsgögnum og því stigi sem það getur tengt við alls konar önnur kerfi og gögn sem þarf.
Hugbúnaðurinn ætti að geta tekið inn og síað upplýsingar úr mörgum heimildum. Helst ætti þetta ferli einnig að vera sjálfvirk. Margir lausnir á netinu skráningu krefjast þess að gögn verði handvirkt áður en hægt er að fara til flutningsaðila til að uppfæra kerfin. Sjálfvirkni uppfærslusniðsins, sendingartíma og afhendunaraðferð getur hjálpað til við að útiloka greiðslu- og hæfi. - Mun hugbúnaðinn vera fær um að koma til móts við fyrirtæki HR og ávinning flytjenda reglur? A sannarlega færri innsláttarvél mun meta hverja innskráningarvirkni og nota nauðsynlegar samsetningar reglna, skilaboða, hvetja og valkosta sem eru sérstaklega hönnuð til að mæta nákvæmlega hæfi kröfunum sem óskað er eftir. Hugbúnaðurinn ætti að taka til allra hæfisreglna sem fyrirtækið og flugrekendur hafa.
- Mun HR upplýsingatækni vera fær um að vaxa og mæla með fyrirtækinu? HR ætti að meta getu tækisins til að vaxa þar sem félagið ræður ný starfsmenn , skrifstofur, bætur breytingar og reglur. HR ætti að spyrja um viðmiðunarmörk fyrir hvern þessara þátta.
- Er HR upplýsingatækni hugbúnaður fær um að samþætta við önnur kerfi? Launaskrá og önnur störf deila oft mikið af sömu upplýsingum og bótastýringu . HR getur fengið meiri hagkvæmni þegar gögn og aðrar starfsmennupplýsingar sem eru slegnar inn í eitt kerfi eru deilt með öðru kerfi. Rekja rekstur starfsmanna er annar þörf aðgerð.
- Hver er ábyrgur fyrir framkvæmd eða byggingu lausnarinnar? Hvaða þjálfun er að ræða? Sumar lausnir krefjast þess að viðskiptavinurinn sé mjög þáttur í upphaflegri framkvæmd, sem getur verið yfirþyrmandi fyrir stjórnendur HR.
HR ætti að hafa skýra skilning á þjálfunarstiginu og tæknilega þekkingu sem krafist verður og hversu lengi er búist við. Spurandi lausnarmenn um þetta efni geta veitt innsýn í lúmskur svæði sem gætu upphaflega virst einföld en þó fela í sér umtalsverða tækniþekkingu. HR getur síðan ákvarðað tiltekin verkefni sem kunna að vera svo fyrirferðarmikill að raunsærri hindra að ljúka, hugsanlega draga úr upplýsingum um verðmæti upplýsingatækni og arðsemi. - Ef þjálfun tekur þátt , er það gjald? Kostnaður við þjálfun ætti einnig að meta - þar á meðal tímabundið og ferðakostnaður fyrir ferðir utan svæðisins. HR þarf að verða meðvituð um öll harður og mjúkur kostnaður sem tekur þátt í upptöku HR-upplýsingatækni.
- Hver mun eiga gögnin? Svarið við þessari spurningu ætti að vera starfsmannasamtökin . Stofnanir ættu að geta flutt gögnin sín til umsóknarþjónustuveitenda (ASP). Ef gögnin eru staðsett á eigin miðlara símafyrirtækis getur fyrirtækið stundum greitt viðbótargjald ef það skiptir um flutningafyrirtæki.
- Hvaða tegundir viðhald og viðhald eru nauðsynlegar? Þegar hugbúnaður er settur upp á vinnustöðvum eða netþjónum fyrirtækisins er oft þörf á reglulegri uppfærslu á þeim tækni og getur verið fyrirferðarmikill að skipuleggja og stjórna. Uppfærslur á HR upplýsingatækni eru oft gerðar sjálfkrafa með hugbúnaði í boði á netinu í gegnum ASP eða hugbúnað sem þjónustu (SaaS).
- Hvaða öryggisráðstafanir eru byggðar inn í HR upplýsingatækni ? Ef hugbúnaðurinn er tiltækur á netinu, í gegnum ASP eða SaaS líkan, skal símafyrirtækið bjóða upp á daglega öryggisafrit, öryggisafritþjónar og bætt verndandi lög. Viðbótarupplýsingar um kerfi og verklag ætti að vera til staðar til að vernda upplýsingar frá því að vera glatað eða aðgangur óviðkomandi starfsmanna . HR, í samráði við aðra stjórnendur , ætti að hafa einkarétt til að ákveða hverjir fá aðgang að HR upplýsingatækni og að hve miklu leyti.
- Mun starfsmenn geta skráð sig í áætlanir um ávinning og gera breytingar í rauntíma á persónuupplýsingum sínum og áætlunarkostum? Aðgangur starfsmanna ætti að vera gefinn með hliðsjón af víðtækri almennri aðgang að tölvum.
Meirihluti starfsmannafjölskyldunnar hefur aðgang að heimilinu heima. Starfsmaður sjálfsþjónustan veitir mikla möguleika til að spara tíma og peninga. Gott sjálfstætt kerfi mun leiða starfsmenn vel með því að slá inn upplýsingar um sjálfa sig og ástvini þeirra.
Kerfið ætti að birta greinilega áætlanirnar sem eru tiltækar og gera starfsmönnum kleift að velja sér til þæginda og einfalda þessar aðgerðir í gegnum ferlið við töframenn. Starfsmenn ættu einnig að geta bætt við fjölskyldum og breytt upplýsingum eftir þörfum 24 tíma á dag, sjö daga vikunnar, árið um kring.
Þetta eru viðbótarupplýsingar til að svara þegar þú metur upplýsingatækniþarfir stofnunarinnar.
- Mun tæknin veita mannauði heimild til að ákveða hverjir fá aðgang og hve miklu leyti? Á sama hátt, sem veitir starfsmaður aðgang, ætti tæknin að gefa HR endanlegt orð. HR ætti að hafa heimild til að samþykkja öll gögn áður en hún er send til flutningsaðila og ætti einnig að ákvarða að hve miklu leyti starfsmenn og aðrir hafa aðgang.
- Hvaða tegundir af skýrslugerðarmöguleikum er að finna í HR upplýsingatækni? Tilkynningartækni ætti að bjóða upp á margar skoðanir og snið (töflureikni, PDF, HTML), stór myndamat og getu til að bora niður til að auka ákvarðanatöku. HR ætti að geta metið hvenær sem er, innskráningar í sérstökum áætlunum, framúrskarandi aðgerðir og breytingar á lýðfræðilegum upplýsingum starfsmanna í tengslum við bætur og aðrar starfsmennsgögn.
- Er hugbúnaðurinn með sérstakar aðgerðir til að hjálpa HR að spara tíma? Það fer eftir eigin deildarþörfum HR, og gæti viljað vita um getu tækjanna til að vinna úr upplýsingum í lotum, stjórna tilkynningum og innheimtu fyrir COBRA-stefnu , veita sjálfvirkan reikning og reikningsaðstoð og sérstök skýrslugerð.
- Er hugbúnaðinn með sérstakar aðgerðir til að hjálpa HR að eiga samskipti betur við starfsmenn? Sum forrit veita HR sveigjanleika til að hafa samskipti við starfsmenn á ýmsum stigum - með tölvupósti í tölvupósti, rafrænu tilkynningastöflum og með sérstökum síum viðmiðum (svo sem staðsetning, deild, tryggingaráætlanir, skráningarstöðu, eftirlaunaástand og aðrir) í gegnum HR upplýsingatækni kerfi. Að hafa ýmsar leiðir til samskipta getur ennfremur sjálfvirkan ferli og hjálpað HR til að miða betur betur.
- Veitir upplýsingatæknifyrirtæki HR tæki til eftirlits og jafnvægis? Auk þess að gera HR kleift að samþykkja viðskipti veita margar HR upplýsingatækniskerfanir einnig getu HR til að þjóna sem hliðvörður í endurskoðun símafyrirtækja til að ganga úr skugga um að þeir séu sammála um gögnin í kerfinu. Þetta getur:
- fullvissa nákvæmni flutningsreikninga,
-spila tíma og peningum,
- aðstoðarmaður við tímanlega afhendingu starfsmannaskráningar og
-háttur staðfesting á hæfi þegar starfsmenn fara um umönnun.
- Hvernig mun upplýsingaskipti skiptast á flugfélögum? Og hver mun bera ábyrgð á þessari samskiptum? Samþætting upplýsingatæknikerfisins ætti ekki aðeins að meta fjölda flugfæra sem hugbúnaðinn hefur samskipti við heldur tengingu sem hann gerir. Að tryggja árangursríka samskipti við flugfélög í gegnum ávinningsstjórnunarkerfi þarf mörg skref, þar á meðal:
-Gathering fyrstu útfærslu gagna manntal;
- að setja upp fyrstu samþættingu fyrir áframhaldandi upplýsingaskipti;
- samræma dagleg eða vikulega samskipti til að tryggja að gögn séu móttekin og beitt nákvæmlega
endurskoða áframhaldandi uppfærslur;
-þarfir flugrekandi kröfur um innritun eru uppfyllt í samræmi við eftirlitsaðila; og
- stuðla að virku sambandi við hvert flugfélag til að bæta tengslin við gagnaskipti.
Vitandi hver ber ábyrgð á hverju verkefni er nauðsynlegt til að skilja að fullu vöruútboð. Hver hugbúnaðaraðili mun bjóða upp á mismunandi stig af samþættingu við að veita sumum af öllum verkefnum sem lýst er hér að ofan. HR ætti að leita að vinnu við seljendur sem sýna fram á sterkan, áframhaldandi og óaðfinnanlegur samskipti við valda flugfélögum félagsins.
Margir veitendur gera kleift að senda almenna ANSI 834 skrá sem kann að vera samþykkt af flutningsaðilanum, þáttur sem oft hefur áhrif á stærð hópsins. Stjórnendur ættu að leita að þjónustuveitendum sem bjóða upp á hreint, fullgilt flytja (tryggja hæfi viðskiptanna), sérsniðin að þörfum hvers flugrekanda til að forðast mál. Þeir ættu einnig að líta til þjónustuveitenda sem hafa sérstaka EDI (Electronic Data Interchange) deild til að hafa samskipti við eigin flutningafyrirtæki, sérstakt flytja tungumál.
- Hversu stigi þjónustu við viðskiptavini er veitt? Er til viðbótar gjald fyrir þjónustu? HR ætti að ákvarða hversu mikilvægt er að fá aðgang að hjálp sem veitt er og hvað felur í sér þjónustu við viðskiptavini á netinu með gagnagrunni, spjalli, tölvupósti, samtali við lifandi mann eða samsetningu þess. Miðað við næmi bóta og annarra HR upplýsingar, stjórnendur ættu að búast við svar við fyrirspurnum innan 24 klukkustunda frá beinni sambandi sem getur hjálpað.
- Hver er kostnaður HR upplýsingakerfisins og er það þyngra en ávinningurinn? HR ætti að meta heildarkostnað HR upplýsingatækniskerfisins, þ.mt öll árleg, mánaðarleg og einföld gjöld, ásamt þeim kosti sem veittar eru. A örlítið dýrara kerfi getur meira en að borga fyrir mismuninn með eiginleikum sem gera starfsmönnum kleift að viðhalda eigin skrám og bjóða upp á meiri þægindi, tímalosun og nákvæmni. Þessar þættir ættu að íhuga og vega við val á HR upplýsingatækni kerfi.
Þörfin fyrir upplýsingatæknikerfi HR er að aukast. Með starfsmönnum HR að finna mikið úrval af valkostum í upplýsingatækni í HR, er það sífellt mikilvægara að greina og vega alla valkosti í boði.
Velja þarf HR upplýsingatækni kerfi ætti að líta á sem fjárfesting sem mun vaxa með deild og þörfum félagsins . Þessar spurningar munu leiða þig til viðeigandi HR upplýsingatækniskerfis fyrir fyrirtækið þitt.