Hvað ætti (og ætti ekki) að setja í starfsmannaskrá starfsmanns
Aðrir eru aðgangur að starfsmönnum HR og starfsmenn geta óskað eftir aðgangi að skrám sínum. Lögfræðingar geta einnig áfrýjað innihaldi starfsfólksskrár fyrir málsókn og jafnréttisnefndar um jafnréttismál (EEOC) .
Fyrrum starfsmaður getur einnig óskað eftir afrit af starfsfólki hans eða starfsfólki.
Með öllum þessum hugsanlegum notum og hugsanlegum áhorfendum starfsfólksskrárinnar verður atvinnurekandi að gæta þess að viðhalda óhlutdrægum, staðreyndum skjölum um starfssögu starfsmanns í starfsskrám þínum. Þess vegna skal beita þessum almennum leiðbeiningum á skjölunum sem þú geymir í starfsreglum fyrirtækisins.
Almennar leiðbeiningar um innihald starfsmannsskrárinnar
- Upplýsingar í starfsskýrslum verða að vera staðreyndir. Leiðbeinandi eða starfsmenn handahófi athugasemdir; slúður; ósammála sögusagnir; spurningar, skýrslur eða ásakanir um frávik frá öðrum starfsmönnum sem eru óútskýrðir; ásakanir sem ekki voru stunduð, rannsökuð og gerð og aðrar aðrar upplýsingar, athugasemdir eða skýringar skulu undanskilin úr starfsskrá starfsmanns.
Eitt af því verstu dæmi um móðgandi athugasemdir sem HR framkvæmdastjóri fannst í starfsmannaskrá, fylgdi viðtalseigendur ráðningarstjóra. Einn sagði: "Mögulega of feitur að komast upp og niður stigann eftir þörfum." Ímyndaðu þér starfsmanninn, lögfræðinginn og jafnvel starfsmenn í framtíðinni og leiðbeinendur að lesa athugasemdir eins og þær.
Í öðru félagi fannst stjórnandinn óviðkomandi athugasemdir sem stjórnendur og aðrir höfðu sett í skrár starfsmannsins, svo sem "Mary er reiður vegna þess að hún fékk ekki hækkun. Hún dregur úr vinnu sinni með markvissum hætti til að fá jafnan við stjórnanda hennar." Sjá vandamálið?
- Persónuskilríki verða að vera hollur úthlutað á viðeigandi staðsetningar þeirra. Ákvarða samskiptareglur fyrir starfsmannaskrár fyrirtækisins, byggt á lögum og sambandsríkjum , atvinnulöggum, svo sem lögum um heilsugæslufærni og ábyrgð á árinu 1996 (HIPAA) og bestu starfsvenjur vinnuveitenda.
Haltu síðan við siðareglur. Þú vilt ekki finna afsakanir handahófsins, sem eru lagðir í starfsmannaskrá þegar þeir eru í læknisfræðilegri skrá. Eigi viltu rökstuðning og rök fyrir kynningu starfsmanns í launaskránni.
Þú vilt líka ekki skrár um ráðningu sem felur í sér bakgrunnsskoðun eða athugasemdir frá umræðum við fyrrverandi vinnuveitendur í starfsskránni.
- Umsjónarmenn, stjórnendur og aðrir starfsmenn sem leggja fram skjöl í starfsskýrslur verða að vera þjálfaðir til að skrifa skriflega skjölin á viðeigandi hátt. Í yfirlýsingu starfsmanns um að starfsmaðurinn væri fullkominn blindur muni ekki vinna starfsfólk þitt skrár verðlaun, en óþjálfaðir leiðbeinendur hafa verið þekktir fyrir að skrifa svipaðar yfirlýsingar.
Betra enn, takmarkaðu aðgang að skrárnar til HR starfsmannsins sem er ábyrgur fyrir skrárnar og veit hvað ætti og ætti ekki að vera settur í starfsmannaskrá. - Jafnvægi upplýsinganna sem þú setur í starfsskýrslur til að innihalda bæði jákvæða og neikvæða þætti atvinnulífs starfsmanns. Of oft skráir starfsfólki allt neikvætt viðburði og saknar jákvæða þætti.
- Viðurkenna muninn á persónulegum athugasemdum umsjónarmanns um starfsfólk hans og skýrslugerð og opinbera starfsfólki fyrirtækisins. Skýringar leiðbeinandans sem eru notaðar til að bæta frammistöðu , fylgjast með verkefnum og markmiðinu og til að ákvarða hæfileika og frammistöðuþróunaráætlanir , til dæmis, tilheyra einka skrár umsjónarmanns, en ekki í opinberu starfsfólki fyrirtækisins.
Viðurkennum einnig þörfina á að leiðbeina leiðbeinendur um hvernig á að taka minnispunkta og viðhalda skjölum í stjórnunarskrá sinni. Sama viðmiðanir fyrir staðreyndir, ekki skoðanir og sérstök dæmi, ekki heyrnarsaga, eiga við um einkapóstar.
Einka athugasemdum umsjónarmanns er hægt að dæma í tilefni af málsókn, svo varúð er ráðlögð, jafnvel fyrir einkaskilaboð. Ekki er mælt með því að umsjónarmenn fylgjast með afritum af skrám sem eru fyrir hendi í starfsmönnum starfsmannsskrár í stjórnunaskrá sinni.
- Leigja skjöl og viðtalskvartanir sýna smá hluti. Besta æfingin er að viðhalda sérstakri skrá fyrir hverja stöðu sem þú fyllir sem inniheldur öll skjöl sem tengjast því að fylla þá stöðu frá starfsstöðinni við viðmiðunarprófanirnar. Umsækjendur 'aftur, umfjöllun bréf og umsóknir tilheyra þessari skrá nema að þú ættir að flytja umsókn ráðinn starfsmanns til starfsmanna starfsfólks skrá.
Þessi skrá hefur opinbera tékklisti og eyðublöð sem leitast við að óhlutdræg framsetning hæfileika hugsanlegrar starfsmanns og styðja ákvörðun þína um að ráða hæsta frambjóðanda. Hugtök umsjónarmanns og minnismiða sem voru teknar á ráðningarferlinu tilheyra ekki þessari skrá. Starfsmenn geta safnað þessum skýringum til að viðhalda heildarskjölum um atvinnuákvörðun, en þau eru ekki tilheyrð starfsfólki.
- Staðreyndarskjöl um atvinnuákvarðanir, svo sem kynningu , flutning til hliðar og launahækkanir tilheyra starfsfólki. Viðhorf leiðbeinanda eða HR um starfsmann ekki. Opinber skjalavinnsla, svo sem skrifleg viðvörun, tilheyrir einnig starfsmannaskrá starfsmanns.
Sérstakar dæmi um skjöl sem eiga ekki að vera í starfsskýrslum
Eftirfarandi upplýsingar skulu ekki settar í starfsskýrslur. Skjölin kunna að krefjast sérstakrar skráar, má flokkast sem eftirlits- eða stjórnunarskýringar, eða ætti það ekki að vera í höndum vinnuveitanda.
- Allar læknisupplýsingar liggja fyrir í læknisfræðilegri skrá .
- Upplýsingar um launaskrá tilheyrir launaskránni .
- Skjöl sem fela í sér starfsmenn almannatryggingarnúmer eða upplýsingar um verndarflokkun starfsmanna eins og aldur, kynþáttur, kyn, þjóðerni, fötlun, hjúskaparstaða, trúarbrögð og svo framvegis, ætti aldrei að vera geymd í starfsskránni.
- Umsjónargögn í þeim tilgangi að stjórna vinnu starfsmanns, setja markmið, endurgjöf sem gefinn er og svo framvegis ætti að vera lögð inn í einkaaðila, umsjónarmanni eða umsjónarmanni möppu.
- Rannsóknarefni, þ.mt kvörtun starfsmanns, vitnisviðtöl, viðtal við starfsmenn, niðurstöður, ráðleggingar lögmanns og ályktun, auk eftirfylgni til að tryggja enga hefnd , ætti að búa í rannsóknargögnum sem er aðskilin frá starfsfólki.
- Skrá starfsmaður I-9 eyðublöð í I-9 skrá eða staðsetningu , í burtu frá starfsmannaskrám.
- Setjið bakgrunnsskoðanir, þar með talið glæpasögu, lánshæfismatsskýrslur osfrv. Og niðurstöður lyfjaprófunar í sérstakri skrá sem leiðbeinendur, stjórnendur og starfsmaður geta ekki nálgast. SHRM mælir annaðhvort þessa sérstaka skrá eða mælir með að þessar upplýsingar gætu einnig verið skráðar í læknisfræðilegri skrá starfsmannsins.
- Starfsmenn jafnréttisskýrslna, svo sem sjálfskírteinisskjöl og ríkisskýrslur, skulu ekki haldnir í starfsskránni né hvar sem umsjónarmaðurinn hefur aðgang.
Ef þú fylgir þessum leiðbeiningum, geymir fyrirtækið þitt í raun staðreynd, stuðningsverkefni og starfsskýrslur á viðeigandi stöðum.
Fyrirvari: Vinsamlegast athugaðu að upplýsingarnar, sem veittar eru, eru ekki tryggðar fyrir nákvæmni og lögmæti. Þessi síða er lesin af heimsvísu áhorfendur og vinnulöggjöf og reglugerðir eru mismunandi frá ríki til ríkis og lands til landsins. Vinsamlegast leitaðu að lögfræðilegri aðstoð, eða aðstoð frá ríki, Federal, eða International Government Resources, til að tryggja að löglegur túlkun og ákvarðanir séu réttar fyrir staðsetningu þína. Þessar upplýsingar eru til leiðbeiningar, hugmynda og aðstoð.